TUJUH MESIN KANTOR DAN CARA PENGOPRASIANNYA

1)    Mesin Fotokopi

Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil dari ukuran aslinya. Mesin fotokopi merupakan alat pengganda yang praktis, karena siap setiap saat diperlukan. Fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat atau dokumen dengan sistem pemotretan. Naskah asli yang akan digandakan dengan mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman yang baik kualitasnya dan mirip atau hampir serupa dengan aslinya.

Fungsi mesin fotokopi sebagai penggandaan dokumen adalah sebagai berikut:

Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin

Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya

Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan

Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya

Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy:

üHidupkan mesin dengan menekan tombol ON

üLetakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah

üDengan menekan tombol pengatur hasil copy

üTekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

üTekan tombol cetak (start)

üJika sudah selesai tekan tombol OFF

2)      Over Head Projector (OHP)

OHP adalah salah satu alat yang digunakan untuk memproduksi atau memproyeksikan gambar atau visual menggunakan transparansi di atas permukaan kaca yang apabila lampu OHP dinyalakan maka transparansi tersebut akan terproyeksikan. Kemampuan lensa yang ada didalam OHP memungkinkan pantulan gambar atau tulisan menjadi lebih besar dari aslinya dan tampil dengan cahaya yang cemerlang.

Cara pengoperasian OHP adalah sebagai berikut:

üPeriksa Tegangan listrik dan sesuaikan tegangan pada peralatan

üHubungkan OHP dengan sumber listrik

üTekan tobol ON/ OFF ke posisi ON

üLetakkan transparansi pada posisi yang benar

üAturlah posisi lens head assembly dan posisi OHP itu sendiri untuk menghindarkan energi keystone effect. aturlah tombol pengatur fokus sehingga di dapat hasil gambar proyeksi yang jelas dan tajam.

üOver Head Projector/ biasanya terdiri dari sebuah kotak besar berisi lampu yang sangat terang dan kipas untuk mendinginkannya. Di atas kotak besar lensa Fresnel bahwa collimates cahaya. Di atas kotak, biasanya di lengan panjang, adalah cermin dan lensa yang memfokuskan dan meneruskan cahaya ke depan bukan ke atas. Transparansi ditempatkan di atas lensa untuk ditampilkan. Cahaya dari lampu bergerak melalui transparansi dan ke dalam cermin di mana ia bersinar maju ke sebuah layar untuk ditampilkan. Cermin memungkinkan baik presenter dan para penonton untuk melihat gambar pada saat yang sama, presenter memandang transparansi seolah-olah menulis, para penonton melihat ke depan di layar. Tinggi cermin dapat disesuaikan, untuk kedua fokus gambar dan membuat gambar lebih besar atau lebih kecil tergantung pada seberapa dekat proyektor adalah layar.

Fungsi Over Head Proyektor secara umum digunakan untuk:

1. Pengganti papan tulis dengan menggunakan pen khusus yang dituliskan pada lembar transparansi/ gulungan transparansi.
2. Tempat memproyeksikan transparan yang telah disiapkan.
3. Tempat menunjukkan bayangan (silhoutte) suatu benda.
4. Tempat menunjukkan model-model kecil baik dalam bentuk gerak atau diam.
5. Untuk mendemonsrasikan suatu percobaan, contoh: bagaimana cara magnet bekerja terhadap serbuk besi.
6. Untuk menunjukkan diagram aliran suatu sistem tertentu, contoh: dengan filter khuus dapat ditunjukkan diagram suatu aliran.
7. Untuk memperlihatkan suatu sistem tertentu, contoh: kecepatan membukanya rana pada alat photo/ tustel model S.L.R (Single Lens Reflect)

3) CARA MENOPERASIKAN PRINTER

1.klik pada menu start
2.lalu pilih menu "devices and printer"
3.lalu klik menu "Add a printer"
4.lalu pilih "add a network",,artinya untuk memilih printer mana yang ingin kamu pilih atau
   kamu gunakan.

ketika semua itu telah kamu lakukan maka cobalah kamu untuk print kan sebuah data ke
printer yang telah kamu pilih sebagai example bahwa printer yang kamu pilih telah aktif...
apabila data tersebut terhubung ke dalam printer yang kamu pilih,,maka artinya kamu telah
berhasil mengaktifkan printer tersebut.....

jika kamu ingin menyambungkan sebuah judul yang terpotong (beda kertas) tetapi yang datanya,
tersimpan di MICROSOFT EXCEL kamu dapat menggunakan cara berikut ini :
1.Klik menu page setup
2.Lalu pilih print titles
3.ambil menu sheet
4.Lalu pilih menu "rows to repeat at top"

4)      Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam yaitu:

1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumenberupa kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.
2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm.

Mesin pernghancur kertas berfungsi sebagai sarana untuk memanfaatkan sisa kertas yang tidak terpakai agar dapat dibuang secara lebih mudah dan ramah lingkungan karena sudah dipotong-potong menjadi lembaran-lembaran kecil. Potongan-potongan kertas tadi selanjutnya dapat didaur ulang, dibuang, ataupun dijual kepada perusahaan kertas bekas. Mesin pemotong kertas dan mobile file kini telah menjadi standar baru kepedulian suatu kantor dalam membantu mewujudkan sustainable environment, salah satunya melalui pengelolaan limbah kertas yang efisien.

Cara pengoperasian mesin ini adalah:

• Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas.
• Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong.
• Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.

 

5)

Berikut langkah-langkah yang tepat dalam mengoperasikan komputer:

1.  Menghidupkan atau Menyalakan Komputer

Ketika kita hendak menghidupkan komputer, kita harus memastikan bahwa listrik dalam keadaan yang stabil, karena jika listrik yang tidak stabil dapat menyebabkan komputer mati tiba-tiba atau tidak akan menyala karena tegangan listrik tidak kuat yang akan menyebabkan komputer akan mengalami kerusakan. Hidupkan monitor terlebih dahulu disusul dengan menghidupkan CPU dengan menekan tombol powernya. Tunggu sejenak hingga loading selesai hingga muncul tampilan windows pada layar monitor anda. Dan komputer siap digunakan.

2.  Cara Mengoperasikan Komputer

Mengoperasikan Komputer yang akan dijelaskan disini adalah bagaimana cara yang tepat menggunakan komputer dengan kebutuhan anda masing-masing. Jika anda seorang design grafis dimana anda menggunakan software yang menggunakan multimedia ekstra seperti Coreldraw, Photoshop atau 3D dan lain sebagainya, hendaknya anda memperhatikan spesifikasi Perangkat Keras atau Hardware anda. Seperti RAM (Random Accer Memory) atau Procesor anda yang harus support dengan software tsb. Tapi jika anda hanya pengguna Office seperti Ms. Office ataupun Ms. Excel tidak memerlukan Hardware yang ekstra. Intinya adalah gunakanlah Perangkat Keras yang cocok atau support dengan aplikasi yang anda gunakan. Semakin besar spesifikasi perangkat keras anda, semakin baik anda melakukan kinerja anda dalam mengoperasikan komputer.

3.  Mematikan Komputer

Ketika kita hendak mematikan komputer, langkah tepat yang harus dilakukan adalah:

- Pastikan aplikasi kita telah di nonaktifkan semua.

- Lalu klik Menu Start lalu pilih Shut Down dan tunggu hingga CPU telah mati.

- Kemudian matikan monitor dengan menekan tombol power.

- Ketika semua telah mati, cabut kabel kontak penghubung komputer dan monitor.

6) Scanner

Ada beberapa langkah dalam pengoperasian mesin scanner, yaitu sebagai berikut:

a.    Siapkan naskah yang akan digandakan, baik hasil ketikan, tulisan tangan, atau berupa

gambar – gambar.

b.    Masukkan ke dalam silinder untuk tempat original dengan cara mendorong kedua klip ke

arah belakang mesin untuk membebaskan copy holder dari silinder. Kemudian letakkan original bagian muka menghadap ke atas di antara guide sheet dan copy holder.

c.    Masukkan ke dalam silinder untuk tempat stensil, dengan cara mendorong knop ke kanan

untuk membuka master clamp, kemudian masukkan ke ujung bawah sheet atau ujung atas sheet pada celah yang terbuka.

       d .  Tempatkan jarum scanner sesuai dengan format warkat yang akan digandakan, agar

             pemindahan original sheet sesuai yang diinginkan.

e.    Perhatikan posisi silinder, jarum harus menghadap pada sheet mulai dari awal sampai

akhir gerakan scanning carriage.

     f.     Atur tombol ketajaman hasil tulisan, yaitu dengan membuka penutup kontrol panel dan

mengotrol auto I, auto II, dan auto III

       g.   Atur tombol pkecepatan perputaran rol.

       h.   Tekan tombol ON, untuk menjalankan mesin, sehingga rol (warkat dan sheet) berputar.

             Jarum scanner atau jarum percikan berjalan ke kanan dan membakar mbkertas yang

             terdapat tulisan.

       i.    Setelah selesai, tekan tombol OFF untuk menghentikan mesin. Keluarkan sheet dengan

             membuka penutup atas dan mendorong knop ke kanan untuk mengambil master.

       j.    Untuk mengetahui hasilnya, letakkan sheet pada mesin stensil dan cetak. Kemudian periksa apakah hasilnya sudah baik atau belum.

           

7)  Faksimile

Cara mengoperasikan faksimile
a. Siapkan data yang akan dikirim lengkap dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah.
b. Siapkan nomor faksimile yang akan dituju.
c. Tekan tombol jumlah halaman yang akan diinginkan.
d. Tekan tombol yes.
e. Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda delay keyboard.
f. Lakukan pengopian data atau informasi.